一劳永逸制作会议座牌

办公室工作中，经常会为各类会议制作参会单位或人员座位牌（简称座牌或称席卡）。看似简单的工作，在实际工作中却往往花费不少的时间。其实我们可以利用Excel配合word邮件合并的功能来实现自动化生成座牌。

第一步，录入参会人员名单

建立一个Excel工作簿，在工作表中输入参会人员姓名，在人员姓名上方输入列标题。注：为了在导入数据时更方便查看，建议删除工作簿中多余的工作表（如sheet2、sheet3）。保存输入好的工作簿，取名为“座牌.xlsx“。

在工作表中输入参会人员名单

第二步，制作座牌word文档模板

新建一个word文档。默认为A4纸张，左右边距设置0.5cm。插入（或绘制）一个文档框。

插入或绘制文本框

两种方式的效果

插入简单文本框后，里面的示例文字在输入文字时会自动消失。

选中文本框单击【形状格式】–>在【大小】功能区输入宽和高。这里输入高10cm，宽20cm。具体尺寸请根据实际透明台卡的大小进行调整。

调整文本框大小

复制文本框：座牌一般两面都会有姓名，并且是通过对折插入透明台卡里面。可通过按住Ctrl的同时，拖动文本框，复制出第二个文本框，并放置在第一个文本框的下面，使宽边重合，然后使两个文本框左右对齐。

复制出第二个文本框

第三步，在座牌文本框中插入数据源

通过邮件合并功能来实现在word导入Excel中的数据源。

单击【邮件】–>【开始邮件合并】–>【邮件合并分步向导】

邮件合并功能

根据分步提示进行邮件合并

完成前三步向导后，单击【下一步：撰写信函】，选择第一步建好的“座牌.xlsx”工作簿。

选择数据源工作簿

工作簿里面含有参会人员姓名的工作表

单击确定，就可以看到工作表中的人员信息。​默认是全选所有人员，也可以通过去掉勾选排除不打印的人员。

工作表中的人员名单

单击对话框的确定按钮，回到文档编辑界面，在两个文本框中单击，进入文字输入状态。依次选择【邮件】–>【插入合并域】–>【参会人员姓名】（注：此为工作表中列标题）

在两个文本框都插入合并域

此时<<参会人员姓名>>域代表的是工作表中的所有参会人员名单，完成合并后word会为每个人员生成可打印的一页。接下来选择<<参会人员姓名>>，调整参会人员姓名的字号、字体、对齐方式以便于打印最终的效果。此处设置为：字号150号、方正楷体、居中对齐（水平）、中部对齐（垂直）、加粗。

字号、字体、加粗、居在对齐的设置

中部对齐

字体格式和对齐方式设置后的效果。因为此时文本框中字数较多，部分字没有显示完整，不要紧，真实姓名替换后就正常了。

两个文本框内容完和格式完全一致

因为座牌打印后要通过两个文本框的中线处对折，所以需要将第二个文本框进行垂直翻转。选中第二个文本框，依次【形状格式】–>【旋转】–>【垂直翻转】

现在可以看看邮件合并的效果了。依次选择【邮件】–>【预览结果】–>选择记录进行预览。

预览效果

确认效果无误后，此时，就可以对单个人员记录进行座牌打印了。如果要一次打印所有人员座牌，就要选择【完成并合并】–>【编辑单个文档】

在合并新文档中，选择要合并打印的人员记录，一般选全部。这样，就把全部人员记录生成一个独立的word文档。

单击确定，系统会重新生成一个含有“信函”字样的新word文档，每一个页包含一个人员座牌。接下来就全部打印，沿着文本框外边框线裁剪下来，对折插入透明台卡里面就完成了座牌的制作。

今后要打印座牌，就变得简单多了，只需要在“座牌.xlsx”Excel工作簿中修改人员姓名并保存，然后再重新打开“座牌制作.docx”word文档，打开时，在如下的对话框中单击“是”，就能在【邮件】–>【预览结果】中看到更新的人员姓名了。最后，完成并合并，就会重新生成更新后的另一个word文档。

从今往后，制作座牌就成了一件一劳永逸的事情了。

选择“是”，将Excel中的更新数据导入

邮件合并还在很多场景可以使用，如奖状制作、信封打印、商品标签打印等。利用Excel和word协同办公，会让你事半功倍哟。

​